Ознакомиться с документами и подписать их разрешено через электронный документооборот. Для этого потребуется электронная цифровая подпись как со стороны работодателя, так и работника.
Для оформления трудового договора, дополнительных соглашений к нему, договоров о материальной ответственности и ученических договоров, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную.
Во всех остальных случаях можно использовать простую электронную подпись или обмениваться документами в другой форме. Например, по email, WhatsApp и Telegram. Главное — подтвердить получение документа.
Документы при приёме на работу тоже можно передать электронным способом. Однако работодатель может запросить их бумажные копии — в таком случае работник обязан их прислать, предварительно заверив у нотариуса.
Если работнику нужен его экземпляр договора или допсоглашения на бумаге, то он может написать заявление. Работодатель будет обязан выслать эти документы в течение трёх рабочих дней.
Бумажная трудовая книжка теперь ведётся лишь по желанию работника. И если он её предоставил, то работодатель обязан внести туда все необходимые сведения. С этого года тем, кто впервые устраивается на работу, бумажный документ больше не заполняют — ведут электронные трудовые.
Работодатель обязан ознакомить работника с документами, которые непосредственно связаны с его работой — внутренними нормативными актами, приказами, требованиями и коллективным договором. По закону это делается в письменной форме и под подпись, а документы оформляются на бумаге. Но новые поправки разрешают и другие варианты для ознакомления: через электронный документооборот или тем способом, который принят в организации, например, через email, мессенджеры или корпоративный портал.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — комбинация символов, которая служит аналогом обычной подписи на бумаге и придаёт документу юридическую силу.
Бывает три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Простая электронная подпись — комбинация символов для идентификации личности. Например, обычный логин и пароль для входа на сайт.
Усиленная неквалифицированная подпись — ключ, хранящийся на USB-носителе. Больше подходит физлицам.
Усиленная квалифицированная подпись — ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, записанный на USB-носитель. Можно применять во всех сферах.
