Интеграция
Поделиться Современное предприятие, учреждение или организацию невозможно представить без офисной печати. Удаленная работа сотрудников и массовый переход компаний на электронный документооборот не привели к значительному снижению объема печати. Сотрудники предпочитают приносить на подпись бумажные документы, например, заявление на отпуск. Большинству привычнее читать написанное с листа, а не с экрана, и делать пометки на бумаге. Во многих компаниях документ с электронной цифровой подписью дублируется на бумажном носителе. Между тем ИТ-директора не перестают искать способы экономии на офисной печати. Помочь в этом могут провайдеры услуг аутсорсинга печати при помощи программы HP MPS и специализированной линейки печатной техники HP Managed.
Офисная печать — традиционный процесс, призванный поддерживать работу бизнеса. Сотрудники подходят к принтерам, просматривают и оставляют на устройствах чужие распечатки, делают копии, выбрасывают в корзину нечеткие, сканируют, вносят правки и печатают документы повторно, стараются быстро добежать до многофункционального устройства (МФУ), если отправили на печать конфиденциальную информацию. Все это выливается в дополнительные расходы и определяет бюджет конкретного направления.
Час простоя принтера
Если МФУ или принтер сломался, точка печати встала, бизнес испытывает сбои в работе. «Некоторые отрасли теряют по 14 тыс. рублей за каждый час простоя принтера или МФУ. А при переходе очереди печати на другое устройство, расходы могут увеличиться до 16 тыс. рублей и более», — отмечает директор по развитию продаж ГК «АРТИ» Владимир Непоклонов.
Руководство ИТ-отдела понимает риски повышенных затрат и пытается их предотвратить различными способами:
- Закупаются дополнительные МФУ в расчете на то, что чем больше точек печати — тем надежнее, хотя на самом деле это заблуждение. В бюджете образуется перерасход на закупку оборудования, а нагрузка на ИТ-администраторов повышается.
- Приобретаются неоригинальные расходные материалы, и оборудование чаще выходит из строя. При этом картриджей нужно больше из-за их ограниченного ресурса и нередких случаев брака. Компания экономит на цене материалов, но закупает их в большем количестве, ИТ-администраторы вынужденно тратят дополнительное время на обслуживание техники, а качество печати снижается.
- Используется дешевый неквалифицированный труд. Фактически компания принимает на себя риски порчи устройства и потери гарантии. Чтобы приобрести навыки обслуживания, персонал на чем-то учится, цена ошибки в этом случае — стоимость нового аппарата.
- Перестают ремонтировать МФУ. Способ работает до тех пор, пока исправные устройства не заканчиваются. И тогда компании предстоят внушительные траты на восстановление парка техники или закупку новых МФУ.
Прибегая к любому из вышеперечисленных способов, ответственные сотрудники не решают проблемы, а перекладывают их на плечи коллег из других отделов.
Управляемая услуга печати
Подобных проблем можно избежать, если поручить обслуживание парка техники надежному провайдеру услуг аутсорсинга печати, которому доступны специальные инструменты производителей устройств, например, программа управляемых услуг печати HP MPS. Партнеры вендора — пользователи этой программы — могут предложить новый уровень производительности устройств офисной печати, обеспечив их бесперебойную, безопасную работу, и при этом помочь сэкономить бюджет ИТ-отдела и снизить загрузку ИТ персонала
К таким инструментам относится уникальная линейка оборудования HP Managed. По совокупной стоимости владения она превосходит аналогичные устройства того же класса, а грамотная компоновка внутренних ресурсных и расходных материалов позволяет проводить полное обслуживание устройства в кратчайшие сроки. Также в программу HP MPS входят специализированные контрактные оригинальные картриджи, которые доступны для классической линейки печатной техники HP. Такие картриджи имеют лояльное ценообразование, повышенное качество печати и увеличенное количество тонера, что положительно сказывается на ресурсе таких расходных материалов. Грамотный выбор провайдера услуг аутсорсинга позволит сконцентрироваться на основной деятельности, приносящей доход, и не тратить силы и время на рутинную и непрофильную работу.
В поисках алгоритма экономии
Подготовка провайдером аутсорсинга коммерческого предложения потребует ряда совместных шагов. Вначале уточняются пожелания, задачи и специфика печатного документооборота компании-заказчика. В ходе аудита печатной инфраструктуры выясняются объем печати, техническое состояние парка и характер проблем. Затем провайдер оценивает текущие затраты компании-заказчика на обслуживание печатной инфраструктуры, включая следующие статьи расходов:
- расходные материалы и офисная бумага;
- ресурсные детали, используемые несколько раз в год;
- трудозатраты ИТ-департамента на обслуживание парка.
После анализа собранной информации провайдер производит расчеты для подготовки коммерческого предложения, которое презентует заказчику
Контракт сроком 36 месяцев. По данным экспертов, в рамках контракта сроком от 36 месяцев затраты компании на офисную печать могут сократиться на 7—25%.
Преимущества долгосрочного партнерства
«Благодаря нашим долгосрочным отношениям с HP у большинства наших заказчиков есть возможность получить бесплатно новый парк печатной техники и гарантировать сотрудникам качественную печать, используя оригинальные расходные материалы. Кроме того, отказавшись от старого парка устройств, заказчики могут снизить расходы на офисную печать в среднем на 14%, даже если сейчас для печати используются совместимые картриджи сторонних производителей. Некоторым заказчикам удавалось сэкономить до 40%», — рассказал Владимир Непоклонов.
Многие заказчики хотели бы достичь такого же уровня эффективности силами своих ИТ-подразделений. Однако для достижения подобных результатов необходима глубокая экспертиза не только в области устройств печати и расходных материалов, но и способность прогнозировать инциденты, а также умение грамотно настроить систему печати в офисе.
Гораздо эффективнее — передать офисную печать специализированному провайдеру, который имеет многолетний опыт работы с компаниями разного масштаба, а также пользуется специальными предложениями вендорами, что гарантирует максимально выгодные условия для заказчика.
Оставить просьбу в чате
Справиться с такой задачей может ГК «АРТИ». Достаточно зайти на сайт www.arti.ru и написать в чат с просьбой помочь сократить затраты на печать. После согласования объема и выполнения необходимых работ сотрудники предложат оптимальные решения. Все работы по формированию предложений проводятся бесплатно. Конечно, есть исключения, говорят в компании, но на практике с этим не приходилось сталкиваться.
Тем не менее случается, что по окончании предварительных работ провайдер презентует коммерческое предложение, которое выше ожиданий потенциального заказчика. «Мы помогаем оценить расходы компании на печать и не можем выставить счет выше текущих затрат без видимых на то причин. Повышение стоимости контракта возможно в нескольких случаях — когда компания намерена расширить свою печатную инфраструктуру для развития основного бизнеса или когда некоторые дорогостоящие ресурсные детали не заменялись заказчиком, но требуют замены для эффективной работы», — пояснил Владимир Непоклонов.
Оптимизация расходов плюс
Наряду с оптимизацией расходов на печать заказчик получает работающую на оригинальных и безопасных материалах HP инфраструктуру, которую обслуживают сотрудники высокой квалификации, прошедшие обучение и сертификацию в HP. Кроме того, в рамках договора на аутсорсинг печати фиксируются уровень сервиса и временные метрики на восстановление сервиса. Провайдер обязан обеспечить работоспособность техники в указанный промежуток времени. Тем самым исключаются ситуации, когда устройства неделями ждут ремонта.
Соблюдениежестких условий восстановления сервиса печати, в частности в ретейле, — не проблема для современных провайдеров, даже если магазин или точка продажи работает с 7.00 до полуночи. В указанный период поддержка и сервис оказываются не только с участием сотрудников, но и при помощи уникальных технических средств, что обеспечивает дополнительную безопасность и экономию.
Например, ГК «АРТИ» является программным вендором системы управления печати PrintXpert. «Наша разработка появилась в 2008 году как средство мониторинга, контроля печати, аналитики и внедрения политик печати. С тех пор это решение впитало в себя 13 лет опыта и сменило три поколения, что дало ему большую фору среди отечественных аналогов, которые только сейчас появляются на рынке, — говорит Владимир Непоклонов. — Внедрение этого решения поможет сэкономить до 30% затрат даже на имеющемся у компании парке печатной техники за счет стандартизации офисной печати и уменьшения объема печати. Наряду с этим корпоративная служба безопасности получит возможность анализа печатных работ. Оценить преимущества нашего решения поможет бесплатный демостенд».
Три правила сокращения расходов
Таким образом, чтобы сэкономить на офисной печати, нужно, во-первых, отказаться от убеждения, что обслуживание устройств на оригинальных материалах квалифицированным персоналом обходится дороже, чем выполнение работ сотрудниками внутреннего ИТ-подразделения. Во-вторых, важно задаться целью помочь основному бизнесу компании путем оптимизации затрат и переобучения сотрудников, которые сосредоточат свои усилия на более прибыльных направлениях. В-третьих, следует обратиться к надежному провайдеру аутсорсинга печати, который заинтересован в экономии расходов на печать не меньше самого заказчика.
С более подробной информацией можно ознакомиться по ссылке.
Владимир Непоклонов
Полный текст статьи читайте на CNews
