Поделиться Автоматизация работы кадровой службы занимает второе месте в топе проектов по цифровизации. Как наладить документооборот и соблюсти все буквы закона, вовлечь сотрудников в жизнь организации и снизить расходы? Какие средства коммуникации предпочитают «белые» и «синие воротнички»? Об этом говорили участники организованной CNews Conferences конференции «HR-технологии 2021».
Люди в цифровом мире
Люди, работающие из дома, — это не компания. Для инновационного бизнеса отсутствие личной коммуникации губительно. Раньше проблемы отсутствия живого общения не существовало — люди встречались в «курилках». Сейчас работники не сталкиваются лицом к лицу, а попытки перевести общение в онлайн-чаты не очень успешны. Поэтому бизнесу приходится прикладывать усилия для создания новой корпоративной социальной среды.
Александр Глазков, председатель совета директоров «Диасофт», рассказал, как выглядит такая среда в его компании. Она включает в себя мобильное приложение, сервисы для сотрудников, решения для видеоконференций и мониторинга выполнения корпоративных правил, рейтинги и даже библиотеку. «Чтобы сотрудники хорошо выполняли свою работу, лучше им сначала помочь, а не потом наказывать», — прокомментировал Александр Глазков. Тем, кто проявляет активность: участвует в конкурсах и соревнованиях, проходит обучение, выдают разные типы наград, например, «дельфинов». Эту внутреннюю валюту можно потратить на «Диамаркете». Здесь нельзя купить холодильник или пылесос, но можно получить зарядное устройство, новую офисную технику для работы, одежду с символикой компании.
Структура корпоративной среды Inspider
Отвечая на вопросы из зала, Александр Глазков подчеркнул: «Без поддержки высшего руководства компании такие проекты невозможны, и это не только вопрос денег».
Причины неудач цифровой трансформации в HR
Внедрение любого цифрового продукта подразумевает риски. Андрей Холинов, генеральный директор «К2РУ», рассказал, почему цифровая трансформация HR может потерпеть неудачу. В списке причин недостаточное понимание ключевых бизнес-процессов, нехватка ресурсов для выполнения работ, неправильный выбор инструментов.
Выбор Low-Code платформы: на что обратить внимание
Многие компании сегодня интересуются автоматизацией процесса управления персоналом. В топ-5 проектов входит цифровизация приема на работу нового сотрудника. «Прием сотрудника на работу — это процесс со множеством этапов. Наши инструменты позволяют разработать и отрисовать карту такого процесса. На основании этой карты можно сформировать регламенты и создать любой work flow», — говорит Андрей Холинов. Он посоветовал использовать для этого Low-Code платформу.
Практика HR-инноваций
Марина Максимова, HR-партнер трансформации, «Комус», предложила более глобальную тему для разговора: тренды и практика HR-инноваций. Технологии усложняются и приходят в, казалось бы, далекие от ИТ сферы. ИТ-специалисты нужны всем, и HR-службам непросто привлекать их на работу. Более того, лучшие сотрудники не задерживаются в компании более 3–5 лет.
По словам Марины Максимовой, принимая решение о внедрении инноваций в сфере HR, в «Комусе» преследовали несколько целей. Во-первых, это повышение эффективности работы команд путем прогнозирования нужных компетенций. Во-вторых, получение легко настраиваемой модели взаимодействия с персоналом от момента отклика на вакансию до ухода сотрудника из компании. В-третьих, HR-службе нужно научиться работать с данными персонала так, чтобы они влияли на развитие компании, и перейти от разрозненной автоматизации бизнес-процессов к созданию единой цифровой экосистемы. «Мир изменился, надо быстрее адаптироваться к ситуации на рынке. Неважно, что будет использоваться: low code или no code. Важна цифровизация процессов», — говорит Марина Максимова.
Не гнаться за трендами предложила Надежда Леонова, руководитель HR ОЦО, Metro Cash&Carry Russia. В компании решили не торопиться внедрять все возможные инновации, а для начала проанализировать бизнес-процессы и оценить возможность их оптимизации.
Цифровой опыт сотрудника
Автоматизация велась по двум направлениям: HR для HR и HR для сотрудников. Сейчас в компании реализованы сервисы самообслуживания: управление отпусками и командировками, согласование переработок, заявки в HR-отдел и многое другое. Сотрудники могут воспользоваться ими через специальный киоск, потому что не у всех есть смартфоны. Создана платформа для подбора персонала и платформа «три в одном»: для постановки цели, оценки эффективности и составления планов развития, обучения.
Особняком стояло выступление Алены Устиновой, бренд-менеджера компании PTC MONT. Она рассказала о технологии, которая никак не ассоциируется с кадровой службой — о дополненной и виртуальной реальности. Для самого вендора успех решения в проектах, связанных с HR, тоже стал сюрпризом. «Совершенно случайно выяснилась, что наша платформа интересна и для внутреннего взаимодействия с сотрудниками. Она применялась в производственном секторе, а HR-отдел просто решил ее попробовать», — сообщила Алена Устинова.
Платформа Vuforia используется при создании любых приложений для смартфонов, планшетов и AR-очков на iOS, Android и Windows. Она позволяет создать визуализацию за 5 минут, например, может «оживить» документы или печатную картинку при помощи звука, анимации и видеоэффектов. Такое решение можно применять для адаптации новых сотрудников, обучения или повышения квалификации, например, при работе на опасном оборудовании и объектах.
Жизнь без бумажной волокиты
Кадровый электронный документооборот — это возможность экономии или жизненно важная необходимость? Поразмышлять над этим вопросом предложил Денис Котовский, руководитель отдела продаж, EasyDocs. В качестве примера он рассказал о проекте внедрения ЭДО, по итогам которого компания-заказчик планировала сократить работников кадровой службы и таким образом сэкономить. «Наш опыт говорит о том, что один кадровик, используя современные инструменты кадрового учета и администрирования, может обслуживать 500 сотрудников», — говорит Денис Котовский.
Однако на практике все получилось иначе. Никаких сокращений не последовало. За счет автоматизации у сотрудников кадрового отдела высвободилось время, которое они начали использовать для более творческих задач: мотивации работников компании, найма специалистов в других регионах и так далее.
Татьяна Горловская, менеджер по трудовым отношениям и управлению персоналом, «Мон’дэлис Русь», рассказала о том, как проект запуска кадрового ЭДО в компании оброс дополнительными нововведениями. Здесь есть средства управления отпусками и командировками. «Это не просто подписание кадрового документа в системе ЭДО. Мы сделали реинжиниринг процесса, и сейчас в процессе управления отпусками кадровый сотрудник не участвует совсем», — рассказала она.
В этом году был добавлен процесс ознакомления с документами, проведена интеграция с другими системами компании, например, с «Босс.Кадровик», внедрена сквозная аутентификация пользователей. Те сотрудники, которые подчиняются нероссийским офисам, также пользуются решением: интерфейс двуязычный. В результате проекта удалось сэкономить время и ресурсы на вводе данных, распечатке и пересылке документов, но появились расходы на поддержку самой ИТ-системы.
Проблемы, возникающие при использовании кадрового бумажного документооборота, перечислил Иван Нагорнов, заместитель директора по развитию бизнеса, Directum. Компании ежегодно расходуют около 3 млн рублей только на бумагу для оформления документов для каждой тысячи сотрудников. Кроме того, им приходится оплачивать их транспортировку до подписанта и последующее хранение.
Существуют и временные затраты, которые сложно оценить: на поиск информации, исправление ошибок, согласование, подписание документов и ознакомление с ними сотрудников. «Если в вашей компании все еще используют бумажные документы, то после этой конференции вам стоит задуматься о переменах — и это будет хороший проект», — говорит Иван Нагорнов.
Жизнь в компании постоянно сопровождается бумагой
«Хорошо бы, чтобы все процессы были в электронном виде. Это актуально не только для удаленных, но и для офисных сотрудников», — продолжает Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса, Directum. По ее словам, качественная цифровизация документооборота достигается интеграцией с кадровыми системами. Нужна синергия нескольких ИТ-средств. Решение от Directum поможет облегчить работу с документами, пришлет все нужные уведомления и даже визуализирует наличие электронной подписи. ПО интегрируется с кадровыми системами, например, с 1С ЗУП или с SAP.
Какие технологии помогут разработчикам цифровизировать Москву
Инновации и стартапы
О цифровизации кадрового документооборота говорил и Илья Алимпиев, ИТ-директор «Эркафарм». В компании около 7 900 сотрудников. «У нас распределенная команда, и иногда бывает так, что человек из одного региона сканирует заявление на отпуск и отсылает в другой регион, а кадровый отдел отвечает, что заявление исправить, опять отсканировать и отправить еще раз. Поэтому первым делом мы автоматизировали процесс согласования отпусков», — рассказал он.
Чтобы настроить ЭДО, «Эркафарм» приняла участие в пилоте компании HRlink. «Интеграция заняла 3–4 дня, а вот вопросы юридического характера, связанные с настройкой юридически значимого документооборота, отняли целый месяц. Зато теперь нашему юристу не о чем переживать», — говорит Илья Алимпиев.
Первые итоги внедрения таковы: число рутинных операций сократилось на 80%, подписание документа занимает 2 минуты. Сотрудники легко освоили систему, а заодно спасли 43 дерева, отказавшись от бумаги. «Был вопрос: как вы заставляете сотрудников перейти на ЭДО? Мы не заставляем, — уточнил докладчик. — Если кому-то хочется ездить в офис на подписание бумаг — пожалуйста, пускай едет».
Эти страшные юридические вопросы
Преимущества КЭДО очевидны, но существуют «подводные камни», которые несут с собой юридические риски. Однако их можно полностью исключить при должной подготовке. Сергей Сайганов, старший юрист, CTO, Comply, напомнил, что выбор системы КЭДО начинается с типа электронной подписи, и компании часто идут на риск. Например, до 2020 г. многие не использовали УКЭП, хотя понимали, что в случае проверки за это придется нести ответственность. «Впрочем, сегодня уже нет проблемы найти систему, принимающую все 3 вида подписи», — отмечает Сергей Сайганов.
Этапы внедрения КЭДО
Он дал рекомендации по внедрению КЭДО, а также предложил обратить внимание на решение Comply.Consent, которое автоматизирует процессы и готовит шаблоны документов, помогая исключить регуляторные риски.
Инструменты общения
Обычно в компании существует два инструмента коммуникации между сотрудниками и кадровой службой — почта и личное взаимодействия. При этом документы могут формироваться в совершенно разных системах:»1С», SAP или IBM WebSphere. Если понадобится выстроить одну, общую для всех, точку коммуникации, придется учитывать мнение ИТ-департамента, отдела управления персоналом, службы безопасности и самих пользователей. Все требования нужно уложить в красивый, удобный и понятный интерфейс. Михаил Сагалов, владелец продуктов «Форсайт.Мобильная платформа», подробно рассказал, какие функции нужно предусмотреть, чтобы все остались довольны.
Например, хорошо, когда все HR-процессы можно осуществлять в одном мобильном клиенте, особенно, если он позволяет добавлять новые сервисы, процессы или виджеты. Все данные на мобильном устройстве должны быть защищены. Нужно предусмотреть готовую ролевую модель сотрудника, добавить аутентификацию и шифрование.
Личный кабинет будет пользоваться успехом, если помогает сотруднику в адаптации, планировании отпуска, при оформлении больничного. Михаил Сагалов уверен, что его компании удалось создать именно такое решение: оно масштабируется, интегрируется с популярными корпоративными системами и полностью удовлетворяет требованиям безопасности.
Требования к мобильному приложению
«Несмотря на то, что мы — большая международная компания со штаб-квартирой в Лондоне, мы пользуемся общедоступными инструментами, — говорит Лилия Додонова, руководитель отдела персонала, Unilever. — Когда случилась пандемия, мы спокойно перешли на новый формат работы благодаря тому, что у нас уже все было налажено».
Инструменты совместной работы в Unilever
Сейчас основным средством коммуникации в компании является MS Teams: оно позволяет не только общаться, но и создавать каналы, в которых лежат общие файлы, назначать задачи. Для «белых воротничков» есть корпоративный портал Yammer — по функционалу он похож на Facebook. Дополнительные инструменты для проведения опросов: MS Forms, бесплатное приложение Pigeonhole. Для обеспечения большей включенности сотрудников было решено использовать инструменты геймификации и интерактива, такие как Kahoot и Mentimetr. Работа Agile-команд организована с помощью MIRO.
Цифровизация для «синих воротничков»
Как внедрить цифру в жизнь офисного персонала понятно: у них есть доступ к компьютеру. А что делать с «синими воротничками»? «У нас промышленная компания. Из 52 тыс. сотрудников 35 тыс — рабочий персонал, который тоже должен быть вовлечен в цифровые процессы. Как сделать так, чтобы все сотрудники могли в полной мере осознать ценность этих решений и использовать их?», — говорит Елена Нежельская, руководитель направления, группа НЛМК.
Система мотивации сотрудников реализована на базе облачной SAP. Оценки каждому рабочему выставляет мастер. Сюда же интегрируются данные из других HR-систем.
Более 6000 сотрудников компании получили смартфоны Samsung Galaxy A01 Core, с помощью которых они через мобильное приложение или корпоративный портал могут самостоятельно оформить отпуск или командировку, получить справку, посмотреть свой зарплатный лист, лист оценки деятельности, пройти дистанционный курс обучения и многое другое. У каждого сотрудника есть возможность подключить корпоративную связь. 2000 человек ежедневно заходят на портал с мобильных устройств.
Цифровой сотрудник
В крупной распределенной компании вопрос корпоративной культуры стоит очень остро. «Нельзя не заниматься корпоративной культурой, она является связующим элементом, общим знаменателем развития компании, — уверена Мария Ворсина, исполнительный руководитель корпоративного университета TMK2U. — Чтобы команда трудилась сообща, недостаточно просто собрать хороших специалистов вместе и дать им оборудование».
Для развития корпоративной культуры в ТМК используют корпоративную социальную сеть в виде мобильного приложения MOBI2U. Она обеспечивает круглосуточную возможность коммуникации, информирует об актуальных событиях и тематических проектах во всей группе компаний. Разделов в MOBI2U немало: здесь можно стать волонтером, заглянуть в корпоративный университет, найти каналы по интересам и узнать больше о корпоративных мероприятиях. Можно общаться неформально, копить баллы и заказывать сувениры или, напротив, официально задать вопрос руководству. За полгода 30 топ-менеджеров уже ответили на вопросы пользователей, которые, в среднем, присылали около 52 вопросов каждому спикеру. Отдельная рубрика посвящена рассказу о сотрудниках: их профессиях, достижениях и хобби.
Наталья Николаева
Полный текст статьи читайте на CNews
