Процессный подход к управлению земельными активами: кейс Белгородской Ипотечной Корпорации

ELMA — российская ИТ-компания, разработчик Low-code платформ для автоматизации и роботизации бизнес-процессов. На протяжении нескольких лет ELMA уверенно занимает лидирующую позицию на рынке BPM-систем в России и СНГ, входит в сектор High performer в рейтинге BPM-систем G2 Grid Summer report.

Компания АО «Белгородская ипотечная корпорация» является региональным оператором земельных активов со 100% долей участия правительства Белгородской области в уставном капитале.

Бизнес-контекст

Основным элементом управления для оператора является земельный актив. Учет и инвентаризация активов производится путем применения карт в геоинформационных системах. Перед реализацией проекта геоинформационная система не была интегрирована с другими информационными системами компании.

Главные задачи регионального оператора:

• освоение территории с целью реализации программ по развитию индивидуального жилищного строительства;
• оказание содействия и контроль строительства инженерных сетей, сооружений и автомобильных дорог на осваиваемой территории.

Структурные изменения в компании, открытие новых направлений продаж сформировали запрос на увеличение производительности труда. Объем земельных активов компании динамично рос, и управление ими без визуализации на геоинформационных картах представляло трудоемкий процесс.

Было принято решение внедрить геоинформационные карты и интегрировать их с BPMS. В качестве программного обеспечения для интеграции была выбрана Low-code платформа ELMA365.

Партнером по проекту внедрения являлась компания ООО «АВМ-Технология». Партнер выступил в роли не только исполнителя, но и идейного вдохновителя стратегии на формализацию существующих бизнес-процессов компании и дальнейшего отражения их в программном обеспечении.

Ключевые цели внедрения

• Создание комплекса информационных систем, объединяющих в себе функционал системы контроля задач и поручений, системы управленческого учета и геоинформационной системы.
• Интегрирование информационных систем или их модулей с одной основной системой.
• Обеспечение соответствия данных различных информационных систем и их модулей.
• Актуализация регламентов выполнения всех основных и поддерживающих процессов компании.
• Поддержание положительной динамики метрик и показателей процессов после внедрения новых информационных систем.
• Внедрение инструмента, позволяющего быстро вносить изменения в логику работы информационных систем при изменении процессов компании и быстро масштабировать решения.

Построение матричной системы управления при внедрении BPMS в информационный ландшафт организации даже в самых консервативных отраслях

Внедрение BPMS как одной из ключевых частей информационного ландшафта организации позволяет перейти на новые ступени зрелости управления.

Ситуация, когда руководитель контролирует ход всех процессов компании, опираясь на классическую организационную структуру, при текущем росте информационных потоков становится невозможной. На всесторонний контроль не хватает времени, и необходимо разделять ответственность и полномочия.

Становится актуальным введение практики Владельцев процессов, отвечающих за качество и сроки не только в своем отделе или подразделении, но и за весь процесс в целом, вне зависимости от должностей и отделов участников. При этом владелец должен получать информацию о ходе исполнения процесса и всех его показателей, оперативно корректировать. А руководитель — уделять внимание, только когда процесс выполняется с отклонениями и владелец процесса не может привести его в соответствие.

Именно такую процессную модель и помогает реализовать включение BPMS системы в ИТ-ландшафт. И при этом не важно, какие информационные системы используются в организации: товаро-учетные, ERP или такие специфические, как геоинформационные.

Проблемы, которые удалось решить вместе с ELMA365

Ручная сверка данных

Сложный ИТ-ландшафт компании из нескольких неинтегрированных информационных систем предполагает работу с большими объемами данных. Не соответствующие друг другу данные нуждались в ручной сверке.

Решение: Автоматизация процесса ручных сверок

Система ELMA обеспечила соответствие данных различных информационных систем и их модулей за счет автоматизации и гибкости. Передача данных между модулями производится в автоматическом режиме без необходимости выполнения сопоставлений.

Негибкость бизнес-процессов

Появление дополнительных опций и предложений для застройщиков увеличило объем продаж компании. Динамика бизнес-процессов не соответствовала скорости масштабирования компании. Это приводило к увеличению затрачиваемых ресурсов на весь производственный цикл.

Решение: Процессный подход к управлению земельными активами

Разработанное решение на платформе ELMA365 резко снизило стоимость внедрения и дальнейшей эксплуатации информационной системы. Высокая скорость внесения изменений позволила быстро автоматизировать работу других региональных операторов земельных активов.

Отсутствие интеграции систем

Рост объема производства и продаж требовал пересмотра процесса управления активами. Внедрение геоинформационной системы без интеграции с существующими системами компании привело к разрозненности информационного ландшафта и появлению доп задач по переносу и сверке данных.

Решение: Интеграция геоинформационной системы с информационными системами компании.

Интеграция обеспечила четкость контроля и исполнения задач, существенно увеличила производительность труда в целом.

Трудности, с которыми пришлось столкнуться

1. Неполная документация к эксплуатируемым информационным системам. Потребовалось уделить дополнительное время на аудит их работы.
2. Выбор быстрого геоинформационного модуля с низким уровнем затрат на интеграцию. Используемая геоинформационная система имела проблемы с производительностью. Потребовалось найти альтернативный программный продукт для использования в проекте.
3. Сопротивление изменениям со стороны персонала.
4. Скрытие реальных метрик процессов при формализации. Сотрудники хотели оставить для себя дополнительное время для выполнения задач. Это также увеличило трудозатраты на написание и актуализацию регламентов.
5. Большие и объёмные схемы некоторых процессов. Потребовалось дополнительное время на декомпозицию.
6. Отсутствие регламентов выполнения на значительную часть процессов. Время их актуализации значительно превысило планируемое.

Ключевые результаты

1. Результаты выполнения процессов отражаются на картах геоинформационной системы автоматически и без временных задержек.
2. На 36% сократилось время загрузки данных о земельных активах.
3. Данные систем BPMS и геоинформационной системы полностью соответствуют. Нет необходимости в сверке данных человеком.
4. 95% сотрудников компании работают в информационной системе.
5. Снижение на 21% времени выполнения процессов согласования документов.
6. На 65% сократилось время поиска информации.
7. Прозрачность всех процессов компании и возможность быстрого внесения изменений.
8. Повышение понимания принципов процессного подхода для всех сотрудников компании.
9. Определены метрики и целевые показатели для каждого автоматизированного процесса.

Взгляд в будущее — перспектива Low-code как инструмента обеспечения высокой скорости внедрения изменений

Low-code инструментарий дал начало очень ценной идее: автоматизация может быть быстрее, дешевле и все такой же качественной, как раньше.

Ключевая ценность Low-code в том, что корпоративные приложения можно собирать быстро и менять алгоритмы модулей с помощью drag-and-drop инструментов, соответствуя быстро изменяющейся внешней среде. Гибкость инструментария позволяет менять бизнес-решения по необходимости без значительных ресурсных затрат, силами аналитиков.

За последние несколько лет Low-code платформы набрали популярность, вендоры консолидируют свой опыт и предлагают все более удобные и многофункциональные решения. И такая положительная динамика только продолжится в ближайшие несколько лет.

Полный текст статьи читайте на CNews