Поделиться В 2020 г. всех перевели на удаленный режим работы. Живое общение коллег переместилось в почту, мессенджеры и видеосвязь, а документооборот перешел в электронный вид. Спрос на СЭД очевидно возрос. В 2021 г. на данный момент можно говорить о преобладании гибридного режима работы. Какие требования перед СЭД возникают сегодня? Ситуацию на рынке комментирует Илья Зайчиков, Product Owner СЭД Тезис.
Market.CNews: В 2020 году из-за пандемии коронавируса многие компании перешли на дистанционную работу. Как изменилась из-за этого потребность в СЭД?
Илья Зайчиков: С переходом на дистанционную работу компаниям потребовалось организовать рабочие места дома у сотрудников и перестроить бизнес-процессы. Это касалось как основной деятельности, так и сопутствующей: согласования договоров, проведения совещаний, обмена документами с контрагентами и так далее. Компании, которые уже использовали СЭД, смогли адаптироваться к дистанционной работе быстрее, а тем, у кого не было систем автоматизации, пришлось срочно их внедрять.
Мы получили запросы от большого количества крупных заказчиков, а кроме того, несколько проектов вышло в эксплуатацию в ускоренном порядке, так как требовалось организовать дистанционное взаимодействие сотрудников. Кстати, запуск и обучение пользователей мы также проводили удаленно. Словом, пандемия еще раз подтвердила, насколько важную роль играет СЭД для бизнеса. Однако от технологий, которые лежат в основе продуктов, зависит, насколько быстро заказчики смогут перестроить работу при необходимости, а также насколько комфортно будет пользователям.
Market.CNews: Какой должна быть СЭД для быстрой адаптации к работе в дистанционном формате?
Илья Зайчиков: Представьте, что в компании работает несколько тысяч сотрудников, все они переходят на удаленку и начинают работать с домашнего компьютера. Таким образом, нужно быстро подготовить несколько тысяч рабочих мест. Если устанавливать СЭД на каждый компьютер, то процесс займет много времени.
Однако при работе через веб-клиент переход произойдет быстро и легко как для пользователей, так и для администраторов системы. К тому же в этом случае не имеет значения, какая операционная систему установлена на компьютере.
Веб-клиент сегодня является стандартом для СЭД, и массовый переход на дистанционную работу еще раз доказал актуальность этого пути. Кроме того, с веб-клиентом данные хранятся не на пользовательских компьютерах, а на сервере компаний или в облаке, поэтому они максимально защищены от утечек.
Очень важно, чтобы СЭД обладала полнофункциональным веб-клиентом. У некоторых продуктов, которые развивают веб-клиент параллельно с десктопным, часть функций в браузере не доступна. Кроме того, лучше выбирать продукты, у которых веб-клиент выбран с самого начала и проверен опытом множества крупных проектов.
Еще один важный момент — когда пользователи работают дистанционно, они используют собственные устройства с различными браузерами и офисными приложениями. Поэтому для организации дистанционной работы лучше выбирать кроссплатформенные СЭД. Также кроссплатформенность для заказчика означает возможность работы с любым серверным ПО и СУБД.
Таким образом, при внедрении или организации дистанционных рабочих мест не потребуется затрат на приобретение дополнительного ПО. Как и с веб-клиентом, важно убедиться, что путь кроссплатформенности выбран с самого начала истории продукта, он безошибочно работает в сочетании с различным ПО и это подтверждается опытом реальных проектов.
С переходом к удаленке для многих людей стала более актуальной работа с мобильного устройства. Для удобства пользователей важно, чтобы у СЭД было мобильное приложение, содержащее основные необходимые функции: процессы работы с документами и договорами, в том числе их импорт, постановка и контроль исполнения задач, наложение резолюций, push-уведомления, фильтрация и поиск. Вдобавок к этому важна поддержка Android и iOS, а также возможность работать без интернет-подключения.
Кроме того, не нужно забывать про механизмы безопасности: логин, пароль, QR-код, PIN-код, Touch ID, Face ID. Для быстрой подготовки рабочего места важна готовность к использованию сразу после загрузки из AppStore или Google Play. Поскольку спрос на работу с мобильных устройств вырос после перехода на дистанционную работу, нужно, чтобы у приложения не было ограничений по количеству подключений.
Market.CNews: Какие сложности могут возникнуть у компаний при удаленной работе, и как СЭД поможет их преодолеть?
Илья Зайчиков: При дистанционной работе особенно актуальными становятся вопросы прозрачности и контроля. Многие руководители переживают, что компания станет менее управляемой. Система электронного документооборота исключит этот риск и обеспечит прозрачность работы с документами. Также в СЭД можно назначать сотрудникам поручения и контролировать их исполнение. О важных событиях и приближении дедлайна будут приходить автоматические уведомления. Возможность подготовки различных отчетов позволят легко увидеть, кто из сотрудников сколько выполняет задач, сколько времени тратит на это и сколько допустил просрочек.
Кроме того, при дистанционной работе могут возникать сложности при пересылке документов по почте или курьером. Поэтому повысился спрос на организацию юридически значимого документооборота с контрагентами.
СЭД ТЕЗИС позволяет упростить этот процесс за счет возможности использования квалифицированной электронной подписи и интеграции с системой Диадок, куда можно отправить документ сразу после утверждения. В последних версиях мы расширили эту функциональность, добавив поддержку множества видов формализованных документов.
Также изменения коснулись коммуникаций и совместной работы. С переходом на удаленку больше вопросов стало решаться в переписке или на созвонах. Актуальной задачей стало упорядочивание этих процессов, и для этого очень пригодились инструменты, доступные в СЭД. В карточке документа в СЭД пользователи могут оставлять комментарии, сразу видно, какие вопросы возникали и как они были решены.
Таким образом, не нужно листать историю мессенджера или почты в поисках обсуждения конкретного документа. В новой версии СЭД ТЕЗИС для удобства пользователей даже добавилась возможность редактировать документы в режиме онлайн.
Система интегрирована с российским офисным пакетом Р7-Офис, после приобретения соответствующей лицензии в браузере можно будет изменять текст документа и оставлять комментарии, в том числе, совместно с другими пользователями. Система поддерживает работу с текстовыми документами, электронными таблицами и презентациями, созданными в любых офисных пакетах. В одном клиентском проекте реализована возможность проведения заседаний правления банка онлайн — участники голосуют по выставленным на обсуждение вопросам прямо в СЭД.
Market.CNews: Сейчас компаниям не требуется в обязательном порядке работать дистанционно. Мир вернулся к прежней жизни или подход к организации работы изменился?
Илья Зайчиков: Во многих компаниях сохранился гибридный режим работы, то есть сотрудники часть времени работают дома, часть — в офисе. Кроме того, в отдельных регионах могут вводить точечные ограничения. Поэтому нужно поддерживать в готовом состоянии по два рабочих места для каждого сотрудника, а также сохранить возможность эффективной удаленной коммуникации.
Например, важно быстро обновить систему на всех устройствах, если компания перешла на новую версию продукта или добавила новый бизнес-процесс в рамках развития проекта внедрения. Веб-клиент и особенности мобильного приложения СЭД ТЕЗИС обеспечивают простоту и скорость обновления.
Кроме того, заказчик приобретает лицензии на определенное количество одновременных подключений, а не автоматизированных рабочих мест. Поэтому стоимость СЭД ТЕЗИС для заказчика не изменится, если каждый пользователь будет работать с нескольких устройств. Бизнес и дальше будет стремиться к повышению гибкости, и задача СЭД — соответствовать этой цели и предоставить удобные инструменты для решения возникающих в процессе задач.
Полный текст статьи читайте на CNews
